AGROSOFT 99
II Congresso da SBI-Agro


Organizando o Laboratório com o InfoLab - Sistema de Gerenciamento de Informações Laboratoriais


Autores

Luiz Manoel Silva Cunha
Email: luizm@cnptia.embrapa.br
Vínculo: Embrapa Informática Agropecuária - Cidade Universitária Zeferino Vaz
Endereço: Caixa Postal 6041 – Barão Geraldo – Campinas, SP - Brasil
Telefone: (0xx) (19) 289-9800 Fax: (0xx) (19) 289-95-94

Roberto Hirochi Higa
Email: roberto@cnptia.embrapa.br
Vínculo: Embrapa Informática Agropecuária - Cidade Universitária Zeferino Vaz
Endereço: Caixa Postal 6041 – Barão Geraldo – Campinas, SP - Brasil
Telefone: (0xx) (19) 289-9800 Fax: (0xx) (19) 289-95-94

José Roberto Ferreira
Email: Roberto@cnptia.embrapa.br
Vínculo: Embrapa Gado de Leite
Endereço: Rua Eugênio do Nascimento, 610. Dom Bosco – Juiz de Fora – MG- Brasil
Telefone: (0xx) (32) 249-4822 Fax: (0xx) (32) 249-4821

Resumo

A organização e a administração dos laboratórios de pesquisas do Sistema Nacional de Pesquisa Agropecuária - SNPA, sem auxilio de um sistema automatizado, torna-se uma tarefa bastante árdua para os gerentes desses laboratórios. O InfoLab é um sistema, desenvolvido em Windows, voltado para o gerenciamento de informaçãoes laboratoriais, atua como uma ferramenta de auxilio na organização de processos e do fluxo de trabalho desenvolvidos nesses laboratórios. O mesmo, também, pode ser utilizado como um instrumento para tomada de decisão. Este artigo aborda aspectos básicos voltados para gerência de proecessos, a metodologia utilizada no desenvolvimento do InfoLab, apresenta a estrutura básica do sistema, as considerações finais e as pespectivas.

Abstract

Organizing and managing SNPA (Brazilian Agricultural Research System) laboratories without automation systems can be very difficult. InfoLab is a software for Windows which helps managers at workflow organizing process and information management. Furthermore, it also can be used to support decision-making process. This article presents basic informations concerning to management process and InfoLab development method. The InfoLab basic architecture is also presented, followed by final considerations and prospects.
 

Palavras Chaves

Sistema de Informação Laboratorial; Gerência de Laboratório; Organização de Processos; Laboratorial Information System; Process Organization; Laboratory Management.

1. INTRODUÇÃO

Os processos de organização e administração dos laboratórios de pesquisa, como os do Sistema Nacional de Pesquisa Agropecuário – SNPA, que tem como funções: analisar produtos de diversas naturezas e de diversas formas; gerar informações em diversos meios para diversos tipos de clientes; e manter organizadas e disponíveisas as informações geradas para atender demandas, sem um sistema automatizado, torna-se uma tarefa bastante árdua para quem executa esses processos. Para execução de todo este trabalho, sum conjunto de rotinas são executadas, em uma determinada seqüência, dando origem a diversos fluxos de trabalhos.

O InfoLab, foi desenvolvido em parceria com a Embrapa Gado de Leite, tendo como um dos seus objetivos gera uma ferramenta que o auxiliasse o gerente do Laboratório de Análise de Alimentos a organizar um fluxo de trabalho comum, para os seus laboratórios, bem como manter as informações geradas ao longo deste processo estruturadas, organizadas e disponíveis. Outro aspecto relevante, é que o sistema fosse flexível ao ponto de permitir outros gerentes de laboratórios do SNPA, configurar parte do mesmo, de forma que, este pudesse ser utilizados nesses laboratórios.

2. ASPECTOS BÁSICOS

2.1. Gestão de Processos

A gestão de um processo compreende pelo menos três grandes fases [Embrapa, 1998]. A primeira, de planejamento e organização, na qual o processo é descrito, oportunidade em que se realiza um diagnóstico a respeito de seu desempenho e são identificadas as necessidades e requisitos dos seus clientes. A segunda, compreende análise do diagnóstico, elaboração e implantação de um plano de melhoria do processo. A terceira, compõem-se do acompanhamento e controle das ações de melhoria implementadas, bem como da avaliação e controle de processo.

A gestão de processo, portanto, introduz uma visão sistêmica do trabalho e mostra a interdependência existente entre os fornecedores, executores e clientes, como parte de uma cadeia destinada a gerar resultados organizacionais. Nesse sentido, supervisores, técnicos e pessoal auxiliar passam a ter uma visão ampliada dos seus papéis na organização.

Um processo é uma série de atividades logicamente interrelacionadas, organizadas com a finalidade de produzir resultados específicos para realização de uma meta, caracterizado por entradas mensuráveis, valor agregado e saídas mensuráveis. O conceito de processo assemelha ao de sistemas, o qual prever três grandes fases: entradas, processamento e saídas, as quais fornecem informações de avaliação uma às outras.

Um processo pode ser divido em subprocessos, que se relacionam de forma seqüencial e lógica. O subprocesso é constituídos de atividades, as quais são conjuntos de tarefas para produzir resultados. Cada tarefa é constituída por rotinas executadas pelas pessoas.

Quando as atividades são organizadas por processo, o trabalho é seqüenciado em termos de uma cadeia de relações que ocorrem entre as diversas equipes da organização. As pessoas se comunicam diretamente com quem devem comunicar-se. O controle é assumido pela pessoa responsável pela gestão do processo. O trabalho é realizado por equipes de pessoas, trabalhando com autonomia e auxiliadas por poucos gerentes.

2.2. Fluxo de Trabalho

O fluxo de trabalho de um processo caracteriza-se por etapas ordenadas, independentemente do setor de trabalho onde elas ocorram. Os membros de uma equipe de processos são coletivamente responsáveis pelos resultados do mesmo, e não individualmente responsáveis por tarefas. Além de empregarem um conjunto de habilidades mais vasto, esses membros têm de pensar de forma mais ampla, incorporando uma visão geral do processo. Cada membro da equipe terá pelo menos uma familiaridade básica com todas os membros da equipe realizam exatamente o mesmo trabalho.

3. WORKFLOW NO LABORATÓRIO

O bom funcionamento de uma organização depende, essencialmente, das possibilidades de acesso a informações e da qualidade do processo decisório baseado nas mesmas. O trabalho realizado em laboratórios, é um trabalho em equipe, onde cada membro dessa equipe, um agente da organização, tem um conjunto próprio de atribuições e responsabilidades e tem autonomia para a realização de suas atividades. Essas atividades, contudo, não são independentes. Geralmente, há uma interdependência na realização das atividades causada pela manipulação da mesma informação em diferentes momentos. Há, portanto, uma estreita cooperação no trabalho realizado pelos agentes da organização. No caso dos laboratórios de análises, a necessidade de decisões rápidas e acuradas é imprescindível tanto para a qualidade do atendimento quanto ao gerenciamento dos recursos escassos. Para suportar este ambiente uma alternativa adequada são os sistemas de workflow.

Um workflow pode simplesmente ser definido como um conjunto de tarefas (também chamado de atividades ou passos) que cooperam na execução de um processo do negócio. Há dois tipos de tarefas, tarefas simples que representam atividades individuais e indivisíveis e tarefas compostas que representam algumas atividades que podem ser divididas em sub-atividades (tarefas simples ou qualquer outra composição de tarefas) [ Barthelmess, 1996].

A necessidade de um modelo de workflow para o InfoLab, onde são fornecidos informações sobre amostras, tipos de análises a serem realizadas sobre elas, quais procedimentos necessárias para analisa-las e quais pessoas estarão envolvidas, faz desse modelo uma ferramenta importante, quando busca-se a melhoria da coordenação e da organização do trabalho, otimização do tempo de atendimento aos clientes, maior qualidade dos serviços prestados, melhoria na alocação de recursos e facilidade de redistribuição das atividades entre os envolvidos. Com isso, há um ganho de tempo no desenvolvimento do processo, permitindo que pessoas possam ser aproveitadas em outras atividades.
 

4. MODELAGEM DO SISTEMA

Baseado nos requisitos definidos em [Cunha, 1998] e nos conceitos apresentados no itens 2 e 3 e, também, nas experiencias descritas em [Jardine, 1997], modelou-se o InfoLab.

4.1. Definição dos Processos

Para que o sistema pudesse ser utilizado por diversos laboratórios do SNPA, foram estabelecidos processos comuns a esse laboratórios.

4.2. Definição do Fluxo de Trabalho

Em seguida, estabeleceu-se um fluxo de trabalho visto como comum aos setores de laboratório do SNPA.

Figura 1 - Fluxo de Trabalho para o InfoLab

4.3. Identificação de Papéis

Para cada etapa do fluxo de trabalho, uma ou mais pessoas podem ser alocadas a elas e exercerem diversos papeis. No escopo do InfoLab, foram identificado os seguintes papéis básicos:

  • Gerente do Setor de Laboratório, pode definir toda a configuração do sistema, bem como aprovar os resultados de análise para emissão de relatórios.
  • Responsável por Estação de Análise, além de supervisionar as atividades da estação, pode também executar uma primeira validação dos resultados das análises realizadas na sua estação de análise.
  • Analista, responsável por executar uma bateria de análises.
  • Avaliador, responsável pela validação dos resultados das análises realizadas em uma estação de análise.
  • Secretária, pode gerar relatórios e/ou laudos de resultados de análises já aprovados e cadastrar solicitações de análises.
  • 4.4. Arquitetura do Sistema

    O arquitetura do InfoLab é constituída dos principais módulos:

  • Interpretador de solicitação, interpreta solicitação do usuário, e dispara o procedimento relacionado a ela.
  • Execução do Ciclo Analítico, permite a execcução de todo o ciclo, que vai desda da solicitação de análise até emissão do laudo contendo o resultado da análise.
  • Base de dados, armazena todas as informações relevantes para o sistema.
  • Usuários, permite definir o perfil dos usuários do sistema
  • Consultas, realiza consultas a base de dados e exibe os resultados no video ou na impressora.
  • Configuração, permite a configuração de várias partes do sistema.
  •  

    Figura 2. Arquitetura do Sistema.

    5. CONSIDERAÇÕES FINAIS

    O InfoLab foi desenvolvido de baseados nos processo e no fluxo de trabalho apresentados na figura 1. Dessa forma, vários setores de laboratórios do SNPA poderão a utilizar o InfoLab, o que garantirá facilidades na troca de informações entre eles caso seja nacessário. Outros aspectos importantes dizem respeito a facilidades de insersão ou alteração do papéis dos usuários, configuração de partes do sistema (novas planilhas de coleta de dados, novas fórmulas de cálculos, etc) e o conceito de perfil de usuário implementado, um dos itens de segurança do sistema. Isto é, cada usuário só tem acesso a parte do sistema definido para o seu perfil. A utilização dos conceitos de gestão por processos e workflow, fizem com que vários processo fossem modificados e eliminou-se informações que não agregavam valores as tarefas. A redução do tempo entre a solicitação de análise e a entrega do laudo final contendo o resultado da análise também foi constatada. Com isso, torna-se possível liberar o responsável do laboratório para realizar outras tarefas mais importantes.

    6. REFERÊNCIAS

  • Barthelmess, P. Sistema de Worflow: Análise da área e Proposta de Modelo. Paulo Barthelmess. Campinas: s.n., 1996. paginação irregurar.
  • Cunha, L.M.S. Ferreira, J.R. Festa M.N. and Higa R.H., Desenvolvimento de sistema para automação do gerenciamento de informações laboratoriais. Campinas: EMBRAPA-CNPTIA, 1999, 9pp. (EMBRAPA. Programa 12 – Automação Agropecuária. Suprojeto 12.0.98.410-01). Projeto em andamento.
  • Embrapa. Departamento de Organização e Desenvolvimento. GESTÃO DE PROCESSO: Tecnologia Gerencial Voltado Para Resultados. Brasilia: Embrapa-DOD/Embrapa-CDI, 1998, 45p.
  • Jardine, J.G. Serra, R. Cunha, L.M.S. Almeida, E.C. (1997) Avaliacao sensorial automatizada", In: CONGRESSO DA SOCIEDADE BRASILEIRA DE INFORMATICA APLICADA A AGROPECUARIA E AGROINDUSTRIA – AGROSOFT’97, 1., 1997, Belo Horizonte, MG, Anais, Belo Horizonte: AGROSOFT /CTSOFT / SBI-AGRO, 1997, p.21-27