Adoção e Uso de Tecnologia da Informação pela 
Cooperativa de São Sebastião do Paraíso - MG 
e Cafeicultores da Região: Um Estudo de Caso

Autores

Valéria Vieira Lima
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José Carlos dos Santos Jesus
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André Luiz Zambalde
Email: zambalde@ufla.br.
Vínculo: Universidade Federal de Lavras – UFLA,
Endereço: CP 37, Cep 37200-000, Lavras – MG
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Resumo

O presente trabalho teve como objetivos identificar e analisar, através de estudos de caso, de que maneira a COOPARAISO e seis produtores de café da cidade de São Sebastião do Paraíso/MG utilizam, ou se propõem a utilizar, a informática no processo de gerência de suas atividades. Trata-se de uma pesquisa exploratória com amostragem intencional. Os dados foram coletados "in-loco" a partir de roteiro semi-estruturado. Os resultados obtidos evidenciaram que a informatização na cafeicultura é decorrência de uma administração profissional presente em propriedades que já possuíam controles manuais e com grandes volumes de informações a serem processadas. Observou-se que a utilização de computadores é conseqüência da influencia dos filhos ou do interesse do proprietário, não tendo sido observada nenhuma influência direta da cooperativa no processo de adoção da TI. Com relação aos softwares, a maior dificuldade enfrentada pelos produtores foi a falta de programas específicos direcionados às suas reais necessidades. Neste sentido, observou-se que as planilhas eletrônicas representam o principal instrumento gerencial da empresa cafeeira devido a possibilidade de adaptação e criação de sistemas personalizados e de baixo custo. Na cooperativa e na maioria das propriedades, a utilização de informática provocou mudanças significativas no modo de gerenciar, embora sem a introdução de novos modelos de gestão e promoveu maior agilidade e clareza nas informações, gerando parâmetros para comparação entre diferentes safras. Além disso, possibilitou realização de um efetivo planejamento, através da elaboração de projeções de custos, retornos e ainda simulações diversas, que auxiliam na tomada de decisões com menor risco.

Abstract

Adoption and use of information technology by the Cooperative of São Sebastião do Paraíso – MG and coffee farmers of the region: A case study.

The present work was designed to identify and to analyze through case studies, how the COOPARAÍSO and six coffee farmers of the town of São Sebatião do Paraíso/MG utilized or they think of utilizing informatics in the management process of their businesses. The work is concerned with an exploratory survey with intentional sampling. The data were collected in loco , from a semi- structured schedule. The results obtained stood out that the informatization in coffee culture i.e. due to a professional management present on farms which already possessed hand control and with a great deal of information to be processed. It was observed that the use of computers is influenced by the farmers’children or by heir own interest. No direct influence of the cooperative was observed in the process of the adopting of TI. As regards the softwares, the greatest difficulty faced by the farmers was the lack of specific programs directed to their real needs. In this sense, it was noticed that electronic spreadsheets stand for the chief managerial tool of the coffee enterprise due to the possibility of the adaptation and making of personalized and low cost systems. In the cooperative and most of the farms, the use o informatics provoked significant changes in the way of managing although without the introduction of new management models and promoted greater clearance and agility in information, bearing parameters for comparing among different crops. In addition, it enabled achievement of an n effective planning through the making of cost projections, returns and still several simulations, which help in decision- making with less risk

Palavras chaves

Tecnologia da informação, café, cooperativismo, adoção de tecnologia da informação.

1. INTRODUÇÃO

O mundo está passando por grandes transformações e o desenvolvimento tecnológico representa um grande salto da sociedade industrial para a sociedade da informação. Segundo Meirelles (1994), esta evolução sem precedentes vem causando um gigantesco e dinâmico aumento na aplicabilidade das Tecnologias de Informação (TI), o que tem criado oportunidades estratégicas crescentes para muitas organizações. Para Silva e Fischmann (1998), o setor agrícola enfrenta desafios ligados à Tecnologia de Informação, os quais estão de certa forma relacionados à evolução pela qual tem passado o ambiente competitivo do sistema agroalimentar mundial.

Machado (1996) advoga que "soluções em Tecnologias de Informações integradas ao processo administrativo desse setor tendem naturalmente a se desenvolver, primeiro, em grande empresas vinculadas ao agribusiness". Para Zambalde (1998), é muito cedo para afirmar que a informática e outras novas tecnologias vão alterar a vida de produtores, administradores e empresários do setor agropecuário, propiciando-lhes um volume de informações que lhes permita participar mais ativa e efetivamente dos planos e programas de desenvolvimento do país. Por outro lado, também é muito cedo para afirmar que as novas tecnologias vão separar ainda mais agricultores, produtores e empresários rurais do meio urbano na chamada "sociedade da informação".

Portanto, precisamente porque a conseqüência da instauração das novas tecnologias no setor agropecuário não é especialmente auto-explicativa - pouco ou nada pode revelar por si mesma acerca das conseqüências, implicações e perspectivas - esta é uma importante tarefa científica e social. Desta forma, este estudo se propõe a examinar de que maneira a cooperativa e os cafeicultores da região de São Sebastião do Paraíso utilizam ou se propõem a utilizar a informática no contexto de suas atividades, mais especificamente identificar aspectos relativos à tomada de decisão sobre a utilização da informática; analisar fatores que influenciaram a informatização do empreendimento; avaliar aspectos sociais como: perspectivas com relação a informática, impactos nas rotinas e nos processos de trabalho, demissão/contratação, qualificação de mão-de-obra, influência na tomada de decisão e mudanças gerenciais; verificar se a informática é vista como ferramenta estratégica ou simples componente gerencial e/ou operacional; descrever hardware e software mais utilizados.

2 ASPECTOS METODOLÓGICOS

Pode-se dizer que este estudo tem um enfoque exploratório, condizente com o estágio de evolução do conhecimento sobre o assunto no Brasil e no exterior. Segundo Selltiz et al. (1967), as pesquisas exploratórias têm como objetivo principal proporcionar maior familiaridade com o problema, com vistas a torná-lo mais explícito. Na maioria dos casos, estas pesquisas assumem a forma de pesquisa bibliográfica ou estudo de caso.

A unidade caso deste estudo é o setor cafeeiro, representado pela Cooperativa dos Cafeicultores de São Sebastião do Paraíso - Cooparaíso e amostra de seus produtores afiliados. A região de São Sebastião do Paraíso foi escolhida por ser uma das maiores produtoras de café do Sul de Minas. Trabalha-se com uma amostra intencional de seis produtores. Em geral, as amostras selecionadas com fins especiais, como observa Weiers citado por Oliveira (1996), "são aquelas que escolhem os membros a fim de cumprir com critérios previamente estabelecidos que se julgam importantes. O investigador pode selecioná-las ainda que não sejam representativas da população".

3. RESULTADOS E DISCUSSÕES

 

COOPERATIVA

A Cooparaíso, situada em São Sebastião do Paraíso/MG, foi fundada em 1960 e, atualmente, possui 208 funcionários, dos quais aproximadamente 3% são analfabetos, 42% cursaram ensino fundamental, 28% cursaram ensino médio e 27% têm curso superior. Em 1996/97, comercializou cerca de 282 mil sacas de café, prevendo, para a safra 97/98, 600 mil sacas. As atividades desenvolvidas pela cooperativa são comercialização de café e loja de consumo, que representam, respectivamente, cerca de 69% e 31% do faturamento. Possui cerca de 3 mil cooperados, sendo 800 ativos. A cooperativa tem seis filiais situadas em municípios circunvizinhos.

O processo de informatização iniciou a partir de 1988. O aumento do número de associados, bem com das informações a serem processadas e o ingresso de uma nova diretoria, com uma visão mais voltada à satisfação dos cooperados, despertaram a necessidade de investimento em tecnologia de informação a fim de melhorar o desempenho da cooperativa. Considera-se que o processo foi (e ainda é) participativo, visto que os funcionários também opinam, definindo necessidades e ajudando no desenvolvimento de programas.

A principal vantagem no uso de TI é a eficiência e rapidez no controle gerencial, propiciando resultados mais eficazes e dando maior segurança à diretoria. Como desvantagem, cita a "rápida evolução tecnológica, que dificulta seu acompanhamento". Outros estudos mostram que a rapidez das inovações tecnológicas, ou seja, "a desatualização ou obsoletização rápida dos microcomputadores" é vista como um problema quando da implantação de TI ( Antonialli, 1996).

A empresa possui 41 micros (23 ligados em rede), 38 terminais e 43 impressoras, 2 kit's multimídia, 3 placas de fax/modem, todos adquiridos através de compra. As despesas com o uso de informática não ultrapassam 5% do faturamento da empresa, exceto quando há compra de equipamento. Os softwares aplicativos que a organização utiliza são: processador de texto Word, banco de dados Access, planilhas eletrônicas e gerador de gráficos Excel. Há um programa específico para comunicação de dados, controle de estoque, contabilidade, folha de pagamento, contas a pagar/receber, controles diversos (administrativo, patrimônio, financeiro, veículos, fornecedores, compras, vendas e bancário), custos, cadastro de associado, mala direta, faturamento, orçamento, diário de caixa, internet e ligação on line com a bolsa de valores. Opera em ambiente DOS, Windows e Unix. As Linguagens de programação utilizadas são o Cobol e Visual Basic. Três funcionários trabalham no CPD, sendo um analista de suporte e dois gerentes de sistema que trabalham como programadores. Houve investimento na qualificação de pessoal, tanto através de treinamento dentro da cooperativa, como outros cursos fora da empresa. Segundo o entrevistado, "a cooperativa se preocupa em aumentar a produtividade mantendo a qualidade do trabalho, realmente investe na qualificação de seus funcionários".

A cooperativa estudada utiliza TI nos níveis operacional, gerencial e estratégico. As mudanças observadas na estrutura organizacional e nos processos administrativos foram: maior controle, tanto da mão-de-obra quanto de veículos, estoques, etc.; supressão/realocação/criação de cargos; transparência na difusão da informação e mudança do lay out. Não houve mudança nas relações de poder entre pessoas, nem entre departamentos. A implantação de TI possibilitou mais rapidez no atendimento ao associado, logo, acredita-se que houve um aumento de produtividade e lucratividade da organização e adição de valor aos produtos e serviços. A TI propiciou maior número de informações ao associado gerando mais confiança, reduziu custos de produção, agilizou os trabalhos e reduziu funções; tornou a gerência mais participativa, através da maior colaboração entre funcionários e diretoria.

Há aproximadamente 30 programas desenvolvidos em parceria entre a cooperativa e a empresa Minasoft. O software desenvolvido para atendimento aos produtores chama-se Assistência Técnica Direcionada – ATD, um controle orçamentário que envolve todas as atividades necessárias à condução das lavouras de café, bem como a época de realização de cada uma delas o que possibilita o controle e previsão de caixa. Também viabiliza a comparação entre o orçado e o realizado. A dificuldade de implantação do software é principalmente em relação às informações para alimentar o sistema, levar o orçamento ao produtor e obter respostas satisfatórias.

 

PRODUTORES

Todas as propriedades visitadas estão informatizadas há mais de cinco anos. Verificou-se que a decisão de informatização partiu do proprietário que, geralmente, já realizava controle manual das atividades e pretendia agilizar os procedimentos administrativos, tais como folha de pagamento, emissão de recibos, contas bancárias, dentre outros. Percebeu-se que o processo ocorreu conforme descrito por Silva e Fischmann (1998) para quem os computadores tiveram sua aplicação inicial como ferramenta de racionalização, sendo empregados primariamente para aumentar a produtividade do escritório e do trabalho administrativo. Os produtores buscam também aumentar a confiabilidade e segurança das informações.

A facilidade de acesso e domínio da informação, a pretensão de reduzir custos e o grande volume de dados a serem processados são fatores que também contribuíram para a decisão de informatizar. Observa-se que não houve um estudo prévio ou um planejamento para informatização. Ela ocorreu primeiramente através da compra de um microcomputador, aquisição de programas (ou contratação de um programador), desenvolvimento de planilhas para controle de pessoal, bancário e de práticas de condução das lavouras de café. As falhas apontadas na implantação da informática foram quanto aos programas específicos à agropecuária. Na época existiam poucos no mercado e eram muito complexos, há escassez de mão-de-obra especializada e ocorrência de certa resistência ao uso do computador, o que pode ser explicado pelo fato de que "as TI´s exigem novas práticas de trabalho, afetam interesses, valores e rotinas há muito tempo cristalizadas nas pessoas" (Machado, 1996).

As principais vantagens trazidas pela utilização da informática foram a precisão, agilidade e facilidade de acesso à informação, bem como sua transparência e consistência; rapidez e melhoria na execução das tarefas e rotinas de escritório, com conseqüente redução do volume de trabalho; auxílio na decisão de compras; existência de um banco de dados servindo de parâmetro para comparação; padronização de certas rotinas administrativas e maior controle (utilização de insumos, mão-de-obra, receitas e despesas, dentre outros), o que possibilita redução de custos. Também foram citadas certas desvantagens na utilização da informática como desqualificação da mão-de-obra; acredita-se que possa ser uma barreira às pessoas com baixo nível de escolaridade e dependência da mão-de-obra especializada.

Os principais impactos sociais causados pela utilização da informática foram centralização das decisões, visto que o produtor tem informações mais claras e rápidas, simplificando o processo de tomada de decisão; maior controle da mão-de-obra, através do qual, há possibilidade de cobrança de melhor rendimento. Também observou-se que gerou motivação e promoveu maior integração das pessoas, em razão da necessidade de alimentação do sistema com dados de outros setores. Houve investimento em qualificação de pessoal através de cursos e treinamento e a maioria afirma que agora se preocupa com o nível de instrução das pessoas quando da contratação de mão-de-obra, devido à necessidade de obtenção de dados confiáveis. Não houve distanciamento entre funcionários que sabem e os que não sabem utilizar informática.

A informática é uma ferramenta utilizada nos níveis operacional e gerencial, mas 57% dos produtores também a utilizam no nível estratégico, como instrumento de apoio à tomada de decisão, pois há mais consistência, clareza e agilidade nas informações. De fato, desde que o ambiente seja propício, a informática poderá tornar-se extremamente útil no processo de tomada de decisão, por possibilitar obtenção de dados com melhor qualidade e maior velocidade (Binder, 1994). Constatou-se aumento da produtividade, principalmente com relação ao escritório, devido à melhoria na execução das tarefas (por exemplo, emissão de cheques, folha de pagamento, dentre outras) e acredita-se que propiciou redução dos custos de produção.

A grande maioria dos computadores são pentium, impressoras matricial e jato de tintas e fax/modem. Tem-se que 57% possuem multimídia e 71% estão ligados à internet, mas apenas 28% dos entrevistados disseram utilizá-la para consulta de informações de auxílio à tomada de decisão. 

Os softwares utilizados rodam principalmente em ambientes DOS, Windows 95 e Unix. Os pacotes utilizados são processadores de texto (Word e Itautec), planilhas (Excel e Lottus), banco de dados Access, geradores de gráfico, e controle bancário (Microsoft Money). Os programas para controle e condução de lavoura foram desenvolvidos especialmente para o produtor (basicamente em linguagem Clipper, Cobol e C/C ++), que mantém com o fornecedor contrato de atualização e suporte. As dificuldades no desenvolvimento destes programas foram de acesso e disponibilidade do programador para fazer adaptações e acertos à utilização desejada. Na classificação de itens a serem considerados na aquisição de um software rural, 86% consideram que o mais importante é que seja um programa adaptado às suas reais necessidades; 57% dizem que deve-se observar, em segundo lugar a facilidade de uso, seguida da necessidade de se ter atualização e suporte. Em quarto lugar possuir manual e treinamento, 71% consideram o preço é o último item a ser observado.

4. CONSIDERAÇÕES FINAIS

A informática é um insumo decisivo para a integração e reestruturação das empresas, podendo ajudar o empresário rural a enfrentar esse novo desafio com sucesso. Verificaram-se algumas características referentes à adoção desta ferramenta pelos empresários rurais, tais como:

• o uso da informática é influenciado pelos filhos ou interesse do proprietário; não há caso de influência das cooperativas;
• a informatização da cafeicultura é uma conseqüência de uma administração profissional e ocorre em propriedades que têm controle manuais já implantados e grande volume de informações a serem processadas;
• a maior dificuldade enfrentada quando da implantação foi a falta de programas específicos no mercado. A principal vantagem observada foi a agilidade alcançada no processo administrativo;
• as planilhas eletrônicas representam o principal instrumento gerencial, por possibilitarem adaptação e criação de sistemas personalizados e de baixo custo.

A utilização da informática causou mudanças significativas no modo de gerenciar as empresas, embora sem a introdução de novos modelos de gerenciamento. Sem dúvida, agora há maior agilidade e clareza nas informações, existem parâmetros para comparação entre diferentes safras, através de banco de dados, o que possibilita fazer projeções de custos e retornos e ainda simulações diversas, o que certamente auxilia na tomada de decisões com menor risco.

5. BIBLIOGRAFIA CITADA